Een succesvolle kerstborrel organiseren; wij geven tips!

De feestdagen staan voor de deur! Dat betekent dat bedrijven, verenigingen en particulieren zich voorbereiden op de jaarlijkse kerstborrel. Of je nu een groots winterwonderland organiseert of een gezellige borrel met collega’s, de mogelijkheden zijn enorm. In deze blog geven we je graag tips voor een gezellige en succesvolle kerstborrel!

Een warme kerstborrel met een winters gevoel

De eerste indruk is bepalend om meteen de juiste sfeer neer te zetten vanaf het moment dat de gasten binnenkomen. Denk aan een sneeuwmachine bij de entree die zorgt voor een plaatselijke sneeuwbui, zelfs zonder vorst. Dit winterse welkom dompelt je gasten direct onder in een sfeervolle kerststemming. Het creëert een unieke en memorabele ervaring en zet meteen de toon voor de rest van de avond. Een andere mogelijkheid is om de ingang te verlichten met sfeervolle prikkabels of accuspots, die zowel binnen als buiten voor een warme uitstraling zorgen.

Muziek is een must bij een succesvolle kerstborrel

Muziek speelt een belangrijke rol bij het neerzetten van de juiste ambiance, ongeacht het type evenement. Of het nu gaat om subtiele achtergrondmuziek tijdens een diner of een DJ die de dansvloer vol krijgt, geluid is van essentieel belang. Het is belangrijk om van tevoren na te denken over de muzikale invulling die past bij de sfeer die je wilt neerzetten.

Bij een kerstborrel heb je veel keuze in muziek. Ga je voor traditionele kerstliedjes of iets unieks? Een DJ met een saxofonist voegt een leuke twist toe, terwijl een jazzband de bekende kerst hits kan spelen. Voor een formeel kerstdiner is live pianomuziek misschien wel de perfecte aanvulling. Vergeet niet dat een goed afgestemd geluidssysteem essentieel is. Een professioneel systeem maakt echt het verschil voor de sfeer!

Verlichting en decoratie: creëer de juiste ambiance

Met licht kun je ontzettend veel doen om de sfeer te bepalen. Voor een kerstborrel kun je al beginnen met eenvoudige prikkabels of kerstverlichting om een gezellige en warme sfeer te creëren. Wil je het wat grootser aanpakken? Dan zijn LED spots, sterrendoeken of zelfs op maat gemaakte lichtshows fantastische manieren om de ruimte echt te transformeren.

Daarnaast speelt decoratie een grote rol. Denk aan kerstbomen, kerstballen, slingers en andere kerstaccessoires om de ruimte sfeervol aan te kleden. Het gebruik van warme kleuren zoals rood en goud of juist een winterse setting met veel wit en blauw helpt voor de ideale winterse sfeer.

Hapjes en drankjes: zelf regelen of uitbesteden?

Een kerstborrel zonder lekker eten en drinken is natuurlijk niet compleet. Je kunt ervoor kiezen om zelf hapjes en drankjes te verzorgen, maar er komt veel bij kijken zoals de wensen van de gasten, vegetarische opties of speciale dieetwensen. Door dit uit te besteden aan een professionele cateraar wordt alles voor je uit handen genomen, ideaal!

Hiermee bespaar je jezelf veel stress, en kun je vaak rekenen op creatieve en smakelijke opties die perfect passen bij een kerstborrel. Denk aan warme chocolademelk met een scheutje likeur, feestelijke cocktails of juist een uitgebreide borrelplank met winterse lekkernijen. Een goede catering zorgt ervoor dat je gasten niets te kort komen en genieten van de kerstborrel. Wil je een extra bijzondere ervaring creëren? Denk dan aan een winterse barbecue of foodtrucks die speciale kerstgerechten serveren, extra feestelijk!

Personaliseer je kerstborrel of evenement

Een succesvol evenement onderscheidt zich met een persoonlijke touch. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van bedrijfselementen in de aankleding of het thema van de avond. Dit kan subtiel met logo’s in de verlichting of gepersonaliseerde kerstdecoratie. Ook het creëren van een speciale activiteit, zoals een fotomoment met een kerstman of een klein cadeau aan het einde van de avond, zorgt ervoor dat je evenement blijft hangen bij je gasten. Hoe persoonlijker en unieker, hoe groter de impact van het evenement.

Door te zorgen voor interactie en entertainment maak je een kerstborrel echt onvergetelijk. Dit kan variëren van een photobooth met kerstaccessoires, een pubquiz met kerstthema, of zelfs live optredens. Een kerstmarkt op de locatie kan ook een leuke en interactieve toevoeging zijn, waar gasten rond kunnen lopen, genieten van warme chocolademelk en kerstcadeaus kunnen kopen.

Maak gebruik van de werkkostenregeling (WKR)

Een kerstborrel organiseren op eigen terrein kan financiële voordelen bieden. Binnen de werkkostenregeling (WKR) zijn de kosten voor een evenement op locatie aftrekbaar, wat betekent dat je een deel van de kosten kunt terugverdienen. Kies je ervoor om het kerstevenement op een externe locatie te organiseren, dan zijn de kosten maar deels aftrekbaar. Door gebruik te maken van de WKR kan je dit financiële voordelen opleveren. Overweeg daarom om je eigen bedrijfspand om te toveren voor een kerstborrel, met de juiste aankleding en verlichting.

Technische ondersteuning voor een vlekkeloos evenement

Een goed georganiseerd evenement staat of valt met de juiste technische ondersteuning. Het inhuren van professioneel licht, geluid en special effects zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan. Of het nu gaat om de verlichting van een kerstboom, een geluidssysteem voor de band, en soms zelfs video- of presentatiemogelijkheden alles moet perfect op elkaar afgestemd zijn.

Zorg ervoor dat je tijdens een speech of presentatie een goed werkende microfoon en geluidsversterking hebt. Het toevoegen van visuals, zoals kerstvideo’s of sfeerbeelden op schermen, versterkt de kerstsfeer. Spaander Productions helpt je graag met oplossingen voor jouw kerstborrel, zodat jij je kunt focussen op de inhoud en het plezier van de avond.

Blijvend beeld van een geslaagde kerstborrel

Vergeet niet om het evenement vast te leggen, zodat je gasten een tastbare herinnering hebben. Dit kan door een professionele fotograaf of videograaf in te huren, of door zelf een fotohoekje te creëren waar gasten een leuke kerstfoto kunnen maken. Deze beelden kunnen later gedeeld worden met je collega’s of klanten, zodat ze nog eens kunnen terugkijken op de geslaagde avond.

Een goed begin is het halve werk; begin op tijd!

Een succesvol kerstevenement of kerstborrel organiseren vereist aandacht voor detail, creativiteit en goede voorbereiding. Zorg ervoor dat je ruim van tevoren begint met de organisatie, zodat je niet last-minute voor verrassingen komt te staan. Maak een duidelijke planning voor alle onderdelen van het evenement: van de opbouw van het decor tot het moment waarop de muziek begint. Denk ook aan een goed draaiboek voor alle betrokken partijen, zoals catering, techniek en entertainment. Flexibiliteit is hierbij belangrijk. Dingen lopen niet altijd zoals gepland, en daarom is het goed om ruimte te houden voor veranderingen of onverwachte situaties.

Conclusie: een succesvolle kerstborrel organiseren

Met deze tips zorg je ervoor dat je kerstevenement, of het nu een borrel of een groot feest is, een gegarandeerd succes wordt. Door aandacht te besteden aan catering, geluid, licht en decoratie creëer je een onvergetelijke ervaring voor je gasten. Wil je meer weten over de technische mogelijkheden voor jouw kerstborrel? Wij denken graag met je mee over een passende oplossing om het evenement tot in de puntjes te verzorgen, zodat jij en je gasten alleen maar hoeven te genieten.

Jouw kerstborrel een succes met Spaander Productions

Maak van jouw kerstborrel dit jaar de perfecte afsluiter met Spaander Productions! Wij zorgen voor professionele apparatuur, een geweldige sfeer en alles wat je nodig hebt om een onvergetelijke ervaring te creëren. Laat ons je ontzorgen, zodat jij volop kunt genieten van het feest.